Workshop: Från problemformulering till handlingsplan

Inledningsvis gjorde deltagarna i workshoppen varsitt problem- och lösningsträd i grupper om 2–10 personer. Syftet med träden är att ta reda på orsakerna till ett problem och därefter identifiera aktivititeter som kan lösa problemet. Träden låg sedan till grund för del två av workshoppen, som gick ut på att välja ut en aktivitet och skapa en konkret handlingsplan för den.

Innehåll på sidan: 

• Instruktioner för att skapa problem- och lösningsträd
• 6 exempel på problem- och lösningsträd
• 4 exempel på handlingsplaner

Instruktioner för att skapa ett problem- och lösningsträd

Ladda ner en mall för problem- och lösningsträd (pdf)

Gör ett problemträd

1. Enas om en problemformulering som ni vill arbeta med. Antingen jobbar ni med ett gemensamt problem under en längre tid eller så låter ni var och en i gruppen välja ett eget problem som ni jobbar med en kortare stund.
2. Hjälps åt att hitta rötterna till varför problemet uppstår. Det kan både vara externa och interna orsaker.
3. Analysera vilka konsekvenser problemet kan få, på lång eller kort sikt, internt på er skola och kanske även i omvärlden. 

Gör ett lösningsträd

1. Enas om en vision elller lösning. Hur ser det ut när problemet är löst?
2. Hitta konkreta aktiviteter som ni kan göra för att lösa problemet. Titta gärna på rötterna i ditt problemträd för att komma åt vad som behöver åtgärdas och vilka insatser som krävs. Aktiviteterna skrivs på ett separat blad.
3. Identifiera vilka effekter som problemet kan bidra till, på lång/kort sikt, internt på er skola och kanske även i omvärlden.

6 exempel på problem- och lösningsträd 

1. Problem: Vi når inte ut till alla våra målgrupper

Orsaker

• Brist på kunskap om vad folkhögskola är. 
• Allmän kurs är okänt för de flesta.
• Folkhögskolan har ibland negativt rykte, ses som något flummigt.
• Resursbrist på folkhögskolorna, både vad gäller tid och pengar.
• Bristande kunskap om vilka målgrupper vi faktiskt har eller kan ha.
• Många olika målgrupper.
• Olika behov hos målgrupperna.
• Olika "sellingpoints" till olika målgrupper.
• Brist i samverkan med nyckelaktörer i samhället, exempelvis studie- och yrkesvägledare, vuxenutbildning, arbetsförmedlingar.
• Homogen personalgrupp.
• Kommunikationskanaler saknas.

Konsekvenser

• Bristande kännedom om vad folkhögskola är.
• Lågt söktryck.
• Färre potentiella deltagare.
• Homogena deltagargrupper och bristande mångfald.
• Vi missar de deltagare som behöver folkhögskola mest.
• Oprioriterat av politiker.
• Vi ses inte som relevanta.
• Otydlig kommunikation.
• Olika språk och tonalitet.

Vision: Vi når ut till en större mångfald av målgrupper

Aktiviteter

• Skapa en tydlig kommunikationsstrategi.
• Var en igelkott: prioritera! Välj ut några saker och satsa ordentligt på dem.
• Fokusgrupper för att ta reda på hur målgrupperna tänker, hur de rör sig, vad de gillar.
• Ta fram personor.
• Vara med i samhällsdebatten och agera lösningsleverantör genom att påtala behovet av nätverk och samarbete med kommun och andra aktörer, exempelvis kring hemmasittare.
• Medveten rekrytering.
• Samverka med folkhögskolor regionalt och skapa nätverk.
• Fördjupa kontakten med arbetsförmedlingar och jobbcentrum. Bjud in dem!
• Annonsera rätt.
• Visa upp sig för politiker.
• Lyfta positiva exempel.
• Skicka ut nyhetsbrev.
• Ordna öppet hus och andra evenemang för att vårda relationer.
• Satsa på influerare med olika bakgrunder och unika nischer för att nå fler målgrupper.
• Ta fram filmer med frågor och svar med olika tonalitet, exempelvis med hjälp av AI.
• Engagera kursledarna i kommunikationsarbetet.
• Engagera deltagare i kommunikationsarbetet, kan de vara ambassadörer?
• Nå ut till vidareinformatörer och syv:are.

Effekter

• Större bredd av deltagare.
• Vi når dem som behöver oss mest..
• Heterogen deltagargrupp som speglar hur samhället ser ut.
• Hög kännedom om folkhögskola.
• Ses som en positiv kraft i samhället.
• Högre söktryck.
• Politiker är medvetna om vår särart.
• Vi behärskar olika språk och tonalitet.
• Vi förmedlar att folkhögskolan står för mångfald.
• Vi har en tydlig kommunikation.
• Bygga ett starkt varumärke för att få större förtroende.

2. Problem: Vi har ingen strategisk kommunikation

Orsaker 

• Tidsbrist.
• Ekonomi.

Konsekvenser

• Personlig kommunikationsplan eller ingen alls.
• Oengagerad ledning och styrelse.
• Materialbrist.
• Spretig kommunikation.

Vision: Vi har ett strategiskt kommunikationsarbete

Aktiviteter

• Planering.
• Aktiv och regelbunden uppföljning.
• Delegera till kollegor.
• Engagera fler i kommunikationsarbetet.
• Tidiga planeringsmöten.
• Gemensamt öppet veckobrev.

Effekter

• Spridning av arbetsbelastning.
• Engagerad styrelse.
• Fler perspektiv.
• Kommunikationsarbetet får högre prio.

3. Problem: Svårt att formulera vårt budskap

Orsaker

• Tidsbrist.
• Resursbrist.
• Spretigt kursutbud.
• Regionstyrt.
• Spretiga verksamheter är svåra att kommunicera.
• Kommunikatörer bjuds inte in till diskussioner där det fattas beslut.

Konsekvenser

• Vi når ej rätt målgrupper.
• Folk vet inte vad folkhögskola är.
• Vissa kurser blir inte av.
• Otydligt varumärke och låg kännedom om folkhögskola.
• Känsla av hopplöshet och uppgivenhet.
• Vi jobbar i motvind.

Vision: Ett tydligt budskap för alla folkhögskolor

Aktiviteter

• Använda all bra information som finns på folkhögskola.nu.
• Samarbeta mer med andra folkhögskolor, skapa marknadsföringsgrupper "över gränserna".
• Köpa sig hjälp av konsulter.
• Få regionens marknadsföringsavdelning att släppa ansvaret till skolorna själva som finns på "marknivå".
• Jobba mer strategiskt! Skapa en tydlig plan och välja ut vad som är viktigt.
• Hitta kärnan i verksamheten. Vad är det vi vill? Många har värdeord, hur kan vi jobba vidare med dem?
• Se över kursutbudet.
• Lägga ner tid och arbeta med att få till vassa formuleringar.
• "Budskapsverkstad" via Teams.
• Ta hjälp av deltagare.
• Delta i diskussionera kring varför kurser startas.
• Skapa arbetsgrupper.

Effekter

• Kurserna fylls.
• Vi har ett tydligt och unikt varumärke.
• Tid och resurser används optimalt.

4. Problem: Brist på delaktighet i kommunikationsarbetet

Orsaker

• Litet utrymme för kommunikationsfrågor på personalmöten.
• Brist på engagemang bland personalen.
• Tidsbrist.
• Kunskapsbrist.
• Svårt att få till.

Konsekvenser

• Vi missar möjligheter att prata om vad folkhögskola är. 
• Ojämn spegling av kurserna och verksamheten.
• Kommunikatörernas lass blir tungt och det går trögt.

Vision: Alla bidrar till kommunikationsarbetet

Aktiviteter

• Vi skaffar tid på personalmöten. 
• Vi ger återkoppling på vad vi gör.
• Vi erbjuder utbildning för resten av personalen. 
• Fler i personalen bidrar till att ta fram innehåll till våra sociala medier.

Effekter

• Tid frigörs för mer strategiskt kommunikationsarbete.
• Mer tid att utveckla webbsidan och saker som kräver mer kompetens.

Exempel 5

Problem: Låg kännedom eller felaktig bild av folkhögskolan

Orsaker

• Politiker har inte själva gått på folkhögskola.
• De grupper som vill lägga ner eller minska anslagen till folkhögskolan är inte intresserade av folkhögskolans målgrupper.
• Ekonomiska utmaningar i samhället.
• Folkhögskolor och studieförbund bakas ihop.

Konsekvenser

• Nedläggningar.
• Folkhögskolan får lägre status.
• Folkhögskolan dras med när politiker pratar om folkbildning och neddragningar.
• Färre sökande.

Vision: En självklar plats för folkhögskolan i samhället

Aktiviteter

• Ta fram strategier för kontinuerligt påverkansarbete.
• Skilja på folkhögskola och studieförbund i debatten.
• Arbeta med att leverera lösningar på samhällsproblem. 
• Alla 156 folkhögskolor går ihop och gör en gemensam satsning på att nå ut med ett gemensamt budskap. Vi startar en ny grupp som arbetar med detta. 
• Ta plats i lokalsamhället genom att synas i olika sammanhang och arrangemang.
• Civilsamhället, våra allierade och huvudmän behöver engageras - det berör dem med! Kommunicera att vi behöver det stödet. 
• Vara lösningsleverantörer vad gäller exempelvis psyisk ohälsa, utanförskap och gängkriminalitet.
• Utbilda syv:are i vad folkhögskola är.

6. Problem: Okunskap om AI

Orsaker

• Vi hamnar i "bakvattnet".
• Snabbhet.
• Vem kan man lita på? 
• Var finns kunskapen?
• It-stress ökar.

Konsekvenser

• Vi saknar kunskap om etiskt AI.
• Vi missar det positiva.
• "Strutsbeteende".
• Skapar otrygghet.
• Demokratisk utmaning.
• Felaktiga beslut.
• Rädsla.

Vision: Kunskap om AI

Aktiviteter

• Nationell kunskap.
• Söka efter etiskt AI.
• Skapa riktlinjer och ta fram policys.
• Nätverk för att dela kunskap.
• Fortbildningar.
• Säkerhetsarbete.
• Integreras i ordinarie fortbildning av lärare och skolledare.
• Följa konsekvenserna och uppmärksamma arbetsmiljöproblem.

Effekter

• Ge bra stöd till deltagare i AI-frågor.
• Tar makten.
• Folkbildningen kan ha en roll i samhällsutvecklingen om AI.
• Ökad trygghet.
• Kloka vägval.
• Kritisk blick.

4 exempel på handlingsplaner

Ladda ner en mall för handlingsplan (pdf)

1. Bjuda in externa till evenemang på folkhögskolorna

Syfte 

Att synas mer i lokalsamhället.

Vilka mål vill vi uppnå?

• Bli accepterade som utbildningsaktör.
• Fler sökande.

Vilka målgrupper vill vi nå?

• Lokalsamhället
• Kommunpolitiker
• Företagare.

Vad ska målgruppen känna, tänka och göra efter aktiviteten?

• Ökad medvetenhet och kunskap om folkhögskola som utbildningsform.
• Känna nyfikenhet och bli inspirerade.
• Sprida ordet vidare.

Vad vill vi säga till målgruppen?

"På vilket sätt kan vi lösa ditt problem?"

Vilka kanaler ska vi använda för att nå målgruppen? 

• Lokalmedia
• Facebook
• Kontakta kommunen direkt 
• Info-TV (lokalt)

Vilka delaktiviteter behöver vi göra? 

• Skapa material till marknadsföring .
• Besluta vem som gör vad.

Hur ser tidsramar, personalresurser och budget ut? 

Hur ser aktivitetsplanen och kalenderiet ut?

2. Agera lösningslevarantör för utanförskap, psykisk ohälsa och gängkriminalitet

Syfte 

• Att berätta och visa upp för politiker och huvudmän vad vi kan bidra med.
• Vara med och lösa samhälssutmaningar med fokus på utanförskap. 

Vilka mål vill vi uppnå?

• Både få och ge kunskap inom demokrati, egenmakt och rättigheter.
• Att politiker och beslutsfattare förstår att vi är med och bidrar till lösningen.
• Säkrare framtid för folkhögskolorna.

Vilka målgrupper vill vi nå?

• Politiker med lokal förankring.
• Tillsammans kan vi nå alla, men olika skolor har olika målgrupper.

Vad ska målgruppen känna, tänka och göra efter aktiviteten?

• Bli nyfikna: "Det finns en lösning och det är folkhögskolan".
• "Folkhögskolan behöver mer pengar".
• En sten lättar från politikernas hjärtan.
• Vi måste få till en förändring och folkhögskolorna är en del av lösningen!

Vad vill vi säga till målgruppen?

• Skärp er!
• Vi har ett erbjudande som ni inte har råd att missa.
• Kolla på våra resultat.
• Resultat i form av fakta och siffror.
• Lyssna på berättelser från tidigare deltagare.
• Fråga: vilka politiker har en folkbildningsgrund?

Vilka kanaler ska vi använda för att nå målgruppen? 

• Debattartiklar lokaltidningar. Vi skapar en mall och gör en gemensam satsning
• Öppna brev.
• Bjud in till skolan.
• Paneldebatt.
• "Adoptera en politiker" - varje skola uppvaktar varsin politiker.

Vilka delaktiviteter behöver vi göra? 

• Folkhögskolefestival.
• Dela lyckade tips.
• Adoptera: hur bjuder vi in? Ta fram mallar och tips samt pratmanus för besök.
• Ta fram en mall för debattartikel, ev. med hjälp av AI.

Hur ser tidsramar, personalresurser och budget ut? 

Gemensam tidsplan för när och hur vi går ut i lokalpressen med en debattartikel (alla 156 folkhögskolor samtidigt).

3. Ta fram en kommunikationsstrategi

Syfte 

Nå relevanta målgrupper för folkhögskolan genom en långsiktig plan. 

Vilka mål vill vi uppnå?

Öka antalet deltagare. 

Vilka målgrupper vill vi nå?

• Beslutsfattare.
• Presumtiva deltagare och deras kretsar.

Vad ska målgruppen känna, tänka och göra efter aktiviteten?

• Känna nyfikenhet.
• Få kännedom om folkhögskolan.
• Känna att de hittat en lösning till sitt problem.
• Enkelt hitta information.
• Ansöka till en kurs.

Vad vill vi säga till målgruppen?

"Folkhögskolan är en fantastisk skolform!"

"Var den du är, bli den du vill."

Vilka kanaler ska vi använda för att nå målgruppen? 

• Sociala medier
• Hemsidor
• Syv
• Samverka med andra folkhögskolor
• Arbetsförmedlingar
• Mässor

Vilka delaktiviteter behöver vi göra? 

• Besöka mässor
• Kontakta lokalradio
• Öppet hus
• Kontakta tidningar
• Lyfta luren!

Hur ser tidsramar, personalresurser och budget ut? 

Tydlig ansvarsfördelning krävs. Titta på årshjulet. 

4. Anlita en PR-byrå för en gemensam opinionsbildande kampanj för folkhögskolan

Syfte 

Skapa opinion om folkhögskolans roll i samhället. 

Vilka mål vill vi uppnå?

Befästa att folkhögskolorna har en självklar plats i samhället. 

Vilka målgrupper vill vi nå?

• Politiker och beslutsfattare
• Väljarna

Vad ska målgruppen känna, tänka och göra efter aktiviteten?

• Bli upplysta.
• Ha en positiv bild av vad folkhögskola kan göra för samhället.
• Se nya möjliga lösningar på sina problem.

Vad vill vi säga till målgruppen?

"Folkhögskolan är en del av lösningen".

Vilka kanaler ska vi använda för att nå målgruppen? 

Beslutas längre fram med hjälp av PR-byrån. 

Vilka delaktiviteter behöver vi göra? 

• Skapa en arbetsgrupp.
• Formulera oss.
• Kontakta en PR-byrå för kostnader.
• Kontakta alla folkhögskolor i Sverige.

Hur ser tidsramar, personalresurser och budget ut? 

• Tidsram: under det kommande året.
• Personalresurser: vi har bildat en arbetsgrupp.
• Budget: vi kommer dela på kostnaden sinsemellan folkhögskolorna utifrån deltagarveckor. Ev. avsätta hela marknadsföringsbidraget från FSO till detta?