Strategiska val och åtta steg till samverkan

Att samverka är en konst. Kommunen, Arbetsförmedlingen, arbetsgivare, folkhögskolan och andra utbildningsanordnare arbetar med samma målsättning: att människor ska komma i sysselsättning. Verksamheterna bedrivs dock på väldigt olika sätt.

– Vi får lätt fördomar om varandras organisationer, säger Gordon McCulloch, rektor på Hagabergs folkhögskola. 

Han menar att allt utvecklingsarbete kräver tydliga strategier. Själv använder han Kotters åttastegsmodell. Den har utvecklats av Johan P. Kotter, professor vid Harvard Business School. Kotter är expert på ledarskap och organisationsförändring och har bland annat givit ut den internationella bästsäljaren Leading Change (1996) som i stora drag handlar om att förändring är svår men nödvändig och att allt utvecklingsarbete kräver struktur och motiverande visioner. 

– Modellen tvingar mig till reflektion som innefattar flera moment som inte nödvändigtvis behöver vara linjära, säger Gordon McCulloch.

Situation, vision, koalition

De tre första stegen handlar om att skapa en känsla av angelägenhet, att bygga styrande koalitioner och att formulera visioner och strategier. 

– Utgångspunkten är den akuta situationen i Södertälje, säger Gordon McCulloch. Vi måste hjälpas åt med att formulera oss kring den minsta gemensamma nämnaren som är att vi alla vill göra skillnad. I den visionen skapar vi koalition. Vi bryr oss om samhället och om individerna här. Vi har ansvar, mandat och resurser för att skapa förändring tillsammans.

Kommunikation och bemyndigande 

Om visionen är att människor ska få ett bättre liv och att samhället ska vara välfungerande krävs samförstånd och kommunikation.

För att skapa konstruktiva strukturer hålls regelbundna möten med representanter från relevanta verksamheter. Under dessa träffar måste alla vara noggranna med att lyssna in varandra. Det är också viktigt att förklara vad folkhögskolan kan bistå med.

– Vi behöver göra en kompetensinventering och fundera på vad just vi är bra på, säger Gordon McCulloch. På folkhögskolan kan vi exempelvis arbeta med språkutveckling utan traditionella kursböcker. Vi kan anpassa innehållet efter deltagarnas faktiska behov. Perspektivet är holistiskt – det handlar både om individens personliga utveckling och om att ge rätt stöd för att personen ska kunna närma sig arbetsmarknaden.

Hinder för samarbeten behöver undanröjas och i just det här fallet handlar det inte sällan om myndigheters, kommuners och regioners regelverk som komplicerar utvecklingsarbetet. Folkhögskolan utgör ofta den flexibla parten i samverkan och kan möta individens behov av bildning på ett unikt sätt. Men även folkbildningen har begränsningar exempelvis i form av villkor för statsbidrag. Att bena ut vad man kan göra inom ramen för regelverken och försöka hitta lösningar utifrån dem kräver tid och resurser.

– Jag som rektor är inte bäst på allt, utan måste bemyndiga medarbetare med mandat och resurser så att de kan bidra till förändring, säger Gordon McCulloch.

På Hagabergs folkhögskola finns det därför en samordnare som jobbar särskilt med samverkan, plus att övrig personal också har möjlighet att själva driva konstruktiva processer. Folkhögskolans administratör har en viktig roll i att kartlägga deltagarveckor och klargöra folkhögskolans ekonomiska resurser. Utifrån en tät dialog på folkhögskolan och med samverkansparter går det att hitta realistiska lösningar.

Definiera vinster, förfina, förankra

Utifrån kontinuerliga möten med kommunala enheter, Arbetsförmedling och arbetsgivare, skräddarsyr Hagaberg kursinnehållet med ett tydligt folkbildningsperspektiv. Det kan handla om yrkessvenska, branschspecifikt språk, ergonomi, friskvård, arbetsmiljö samt skyldigheter och rättigheter på arbetsplatsen. Samverkansparterna ser vad folkhögskolan kan tillföra och alla framgångar är värda att fira för att skapa en känsla av framåtrörelse.

– Det är mycket viktigt att poängtera att vi inte är en utbildningsleverantör utan en folkhögskola som arbetar med folkbildning, säger Gordon McCulloch. Det är en unik skolform där vi har höga förväntningar på deltagande. För att utbildningen ska fungera måste lärarna få tid att skapa kursen tillsammans med deltagarna. Det tar tid att förfina och utveckla kurser och det måste vi ta höjd för, men vi kan lära oss av det som funkat tidigare så att vi kan ta vara på de erfarenheterna när vi förbättrar oss.

En central del i arbetet är skolgemensamma aktiviteter.

– I Södertälje finns det individer som är inlåsta i sitt eget språk och i social segregation, säger Gordon McCulloch. På folkhögskolan möts människor över olika kursgränser oavsett om man går en yrkesutbildning, läser allmän kurs eller särskild eller är här för att man står långt från arbetsmarknaden av olika skäl. Man får nya vänner och perspektiv så att man kommer ur sin isolering. Minst tio procent av utbildningstiden ska bestå av tillvalda aktiviteter som främjar möten mellan människor på skolan. Klasserna är med och planerar dessa tillval. Syftet är att stärka känslan av delaktighet och gemenskap.

Resultatet talar för sig självt: närvaron är mycket hög och engagemanget starkt. Det blir en vinst för deltagarna, folkhögskolan och samverkansparterna. 

– När vi visar vad vi kan erbjuda, känner vi oss nöjda själva och vi etablerar folkhögskolan som en del av lösningen på kompetensförsörjningsutmaningen i Södertälje, säger Gordon McCulloch. 

Att medvetandegöra sin roll genom att göra strategiska val

För att verkligen tydliggöra folkhögskolans roll i samverkansarbetet, använder sig Gordon McCulloch av ytterligare en modell. 

– Jag inser att Strategic Choice Cascade inte är så välkänd i Sverige, men det är min absoluta favoritmodell när vi diskuterar strategiskt utvecklingsarbete i den egna verksamheten, säger han. 

Modellen har utvecklats av Roger L. Martin, professor i strategisk ledning och A.G. Lafley, tidigare VD för Procter & Gamble och beskrivs utförligt i deras bok Playing to Win: How Strategy Really Works (2013). Strategin består av fem sammanlänkade val som verksamheter bör göra för att skapa effektivitet. Gordon McCulloch förklarar hur han resonerar kring målgruppen deltagare som står långt från arbetsmarknaden:

Ambition/framgångskoncept - varför finns vi till? Ge fler människor i Södertälje möjlighet till utbildning och bidra till ett starkare samhälle.

Var ska vi spela? - fokusområden: I samarbeten mellan kommun, Arbetsförmedling, arbetsgivare och utbildningsanordnare når vi ut till vuxna med svag ställning på arbetsmarknaden i Södertälje.

Hur ska vi vinna? - unikt sätt att lyckas: Folkhögskolans pedagogiska frihet och förmågan att skapa engagemang genom delaktighet och gemenskap.

Vilka förmågor behövs? Folkhögskolepedagogik, arbetsmarknadskunskap, kommunikation, flexibilitet och samarbetsförmåga.

Vilka system behövs? Regelbundna möten, tydlig kommunikation, gemensam planering, uppföljning av resultat och lärande. Tydliga roller och ansvar inklusive mandat till medarbetare.

– Strategic Choice Cascade tydliggör våra strategiska val – varför vi finns till, hur vi fokuserar på rätt saker för att lyckas och vilka resurser som behövs, säger Gordon McCulloch. Sen kompletterar jag den med Kotters åttastegsmodell som är väldigt praktisk och som visar hur vi får med alla i utvecklingsarbetet och ser till att det får långsiktiga effekter. Tillsammans skapar modellerna både strategiskt fokus och verktyg för handling.

Att samverka och att jobba med kvalitets- och förändringsarbete är dock alltid påfrestande. 

– Ibland kan det kännas som att vi är på okända och djupa vatten, men det är väl värt att kämpa för förändring när vi ser de goda resultaten för deltagarna, säger Gordon McCulloch.

Läs även reportaget om 

Hagabergs samverkansprojektet med näringslivet i Södertälje