Utvecklingsarbete

Kvalitetssäkrat utvecklingsarbete

I ESF-projektet VÄGEN, som pågick mellan 2023 och 2026, provade 15 folkhögskolor ut strukturer för utvecklingsarbete och systematiskt kvalitetsarbete. 

Problemformulering

• Vad behöver förändras och varför?
• Vad händer om vi inte gör det här utvecklingsarbetet?

Långsiktig effekt – målsättning och syfte

• Vad ska vårt utvecklingsarbete ha lett till när vi är klara?

Att arbeta på tre plan

individ: vad behöver förändras för deltagarna?

verksamhet: vad måste utvecklas på skolan och på vilket sätt blir personalen och ledningen aktiva i förändringsarbetet?

samverkan: vilka aktörer bör vi samverka med och hur engageras de? 

Tidplan 

Vilka aktiviteter behöver vi göra för att skapa utveckling för deltagarna, i verksamheten och för att främja samverkan

• på kort sikt?
• på medellång sikt?
• på lång sikt?

Klargör förutsättningarna och ramarna

Formulera utvecklingsarbetet så att alla är välinformerade.

• Förklara vilka målgrupper som ska inkluderas i arbetet
• Bestäm hur många som ska omfattas/vilka som ska nås 
• Skapa en tydlig tidplan för viktiga milstolpar i utvecklingsarbetet
• Klargör vilka konkreta mål som ska uppnås
• Beskriv ekonomin och hur rapportering ska ske kring utgifter och kostnader
• Var noga med att arbeta med tillgänglighet, jämställdhet och icke-diskriminering i alla delar av projektet
• Berätta vilka områden utvecklingsarbetet ska omfatta

Exempel: ESF-projektet VÄGEN arbetade med utvecklingsområdena: pedagogik och stöd, fysisk och psykisk hälsa, vardagsliv och internat, studie- och yrkesvägledning, individuell studie- och etableringsplan, samverkan.  Alla delar behövde fungera för att man skulle nå sitt utvecklingsmål för deltagarna, skolan och tillsammans med samverkansparter. Hela bildningsmiljön var betydelsefull i enlighet med den forskningsstudie arbetet vilade på.

Ett gemensamt språk och fokus

I ett utvecklingsarbete behövs samsyn och ett gemensamt språk för att alla ska förstå. Var noggrann med att göra enkla presentationer och se till att alla regelbundet informeras genom både digitala och fysiska möten. Lyssna in behov och frågor och se till att alla har förstått och känner tillit till processen. 

En kultur av ömsesidigt lärande

Bildning handlar om att lära av varandra. Att deltagarna är med och formar insatserna är centralt. Ett utvecklingsprojekt i folkhögskolemiljö gynnas av att bygga tydliga strukturer för kollegialt lärande. På skolan, mellan skolor och tillsammans med samverkansparter. Läs mer om organisering här.

Att bjuda in inspiratörer

Utvecklingsarbete kan gynnas av inspiration från experter, forskare och andra aktörer som kan få igång tankeprocesser. Var dock noggrann med vilka som bjuds in. Att anlita externa konsulter och utbildare kan bli kostsamt och ineffektivt. Ett annat sätt kan vara att bygga strukturer för utvecklingsarbetet internt och ta stöd i forskning och evidens och med förankring i folkhögskolans praktik och värderingar. 

Metoder och modeller

Att utveckla metoder och modeller borgar för att vi kan pröva våra arbetssätt och dela med oss av lärande exempel till annan personal och andra skolor.   

Fyra frågor

Var är vi? Vart ska vi? Hur gör vi? Hur blev det? Fyra enkla frågor skapar ett bra underlag för samtal om kvalitet. Syftet är att alla ska ha ett språk för och kunna beskriva utvecklingsarbetet. Läs mer om metoden här.

Berättelser och systematisk reflektion

Vissa saker är svåra att beskriva med stöd i fyra frågor. Meningsfulla, formativa ögonblick kan behöva fångas på andra sätt. I berättelsen och reflektionen kan vi få en helhetsbild av en process eller av företeelser som påverkar utvecklingen. Läs mer om berättelser och systematisk reflektion här. Läs en deltagarberättelse här.

Kollegialt lärande

I samtal med kollegor uppstår nya perspektiv och tankegångar. Lärande exempel kan leda till att skolor bättre tar tillvara på varandras framgångar och undviker misstag som andra redan gjort. Med hjälp av metoderna Fyra frågor och Berättelser och systematisk reflektion kan kollegor dela med sig av metoder, modeller och framgångsfaktorer till varandra. En förutsättning för att det kollegiala lärandet ska vara effektivt är att det sker systematiskt och målinriktat. 

Rutiner, mötesstrukturer och dokumentation

• Lägg möten och avstämningar på fasta tider, till exempel en gång i veckan, för att skapa kontinuitet och förutsägbarhet
• Utse en ansvarig som håller i agenda och uppföljning så att mötena har ett tydligt syfte och leder framåt
• Dokumentera informationspunkter, beslut, ansvar och nästa steg
• Avsluta varje möte med att klargöra vad som ska göras, av vem och när
• Följ upp! Återvänd till problemformuleringen för att se att ni verkligen arbetar med det ni sagt att ni ska
• Se rutiner och strukturer som levande verktyg som regelbundet behöver utvärderas och anpassas utifrån behov
• Se all dokumentation som ett led i utvecklingsarbetet. Det är viktigt att kunna gå tillbaka och se vad som bestämts och att ha en systematik för var dokumentationen ska finnas och hur den ska hanteras. 

Fördjupa dig i forskning om effektiv mötesteknik här

Riskanalys

Att identifiera hinder, sårbarheter och oönskade effekter gör att utvecklingsarbetet har en beredskap för eventuella händelser och kan vid behov också ge det en annan riktning.

• Vilka risker finns vid genomförandet – organisatoriska, tidsmässiga eller kompetensmässiga?
• Vad kan påverka deltagare, medarbetare och verksamhet?
• Hur följs risker upp och vem ansvarar för åtgärder?

Lärande utvärdering

Att anlita en expert som med ett utifrånperspektiv kan stödja lärande, justering och kvalitet under pågående arbete bidrar till att stärka kvaliteten. Uppföljning bör ske regelbundet med besök på skolor, i verksamheten och genom gemensamma webbinarier kring väsentliga teman.

• Vad ska den externa utvärderingen bidra med – kontroll, lärande eller utveckling?
• Hur används resultaten löpande, inte bara i slutet?
• Hur säkerställs att lärdomar omsätts i praktisk förändring?

Forskning och utveckling

Forskning och evidens stärker trovärdigheten i utvecklingsarbetet. I mötet mellan praktik och vetenskap uppstår kritiskt tänkande, reflektion och tankar som kan stärka relevansen.

• Vilken forskning eller beprövad erfarenhet ligger till grund för arbetet?
• Hur bjuds forskare in till utvecklingsarbetet?

Exempel: ESF-projektet VÄGEN har tagit stort intryck av världens största forskningsstudie BIP. Inom ramen för utvecklingsarbetet har en forskare bjudits in för att föreläsa och hålla workshops. I en nationell referensgrupp sitter forskare med vid sidan av andra viktiga aktörer. Regionalt har flera skolor samarbetat med forskningen. Läs mer om det arbetet här. 

Referensgrupper

Att arbeta med referensgrupper bidrar till att utvecklingsarbetet sätts i en kontext där viktiga aktörer och experter kan bidra med återkoppling. Syftet är att få möjlighet att relatera till omvärldens behov och erfarenheter och att ömsesidigt informeras om varandras verksamheter, så att utvecklingsarbetet inte bedrivs isolerat.

Omvärldsbevakning

Att avsätta tid för omvärldsbevakning kan vara värdefullt. Kan man dra lärdomar av andras utvecklingsarbete? Vilka regeringsbeslut kan påverka utfallet av det arbete som görs? Vad händer internt i de egna organisationerna och vad händer utanför som kan relatera till det utvecklingsarbete som bedrivs inom folkhögskolan?