• Sök

Budgetarbete, ekonomisk uppföljning och redovisning

Uppdaterad: 14 januari 2019

Budgetarbete

Ni ska bygga budgeten utifrån vad ni vill göra i projektet, och inte utgå från hur mycket pengar som finns att söka. Till exempel behöver ni fundera på hur ofta ni behöver träffas, hur mycket tid personalen behöver lägga ned på att ta fram en projektplan och hur ni tänker presentera och sprida resultaten.

De allra flesta bidragsgivare vill att den sökande organisationen ska stå för en viss egeninsats/ medfinansiering. Det behöver oftast inte vara kontanta insatser utan kan bestå av arbetstimmar, kostnader för lokaler och material och dylikt.

När man lägger en projektbudget är det väldigt svårt att förutse alla detaljer. Budgetavvikelser är därför svåra att undvika. Reglerna för hur budgetavvikelser ska hanteras skiljer sig mellan olika bidragsgivare.  Var noga med att informera dig om reglerna för just den organisation du får bidrag från.

Även om organisationen i fråga tolererar ganska stora avvikelser så kräver de oftast att man kontaktar dem och motiverar förändringen samt skickar in en reviderad budget för godkännande. Var därför noga med att göra löpande budgetuppföljningar så att du själv har en bra överblick över skeendet.

Använd skolans administration som en resurs i det arbetet.

 

Ekonomisk uppföljning och redovisning

Kraven på ekonomisk uppföljning och redovisning varierar beroende på hur stort belopp man har fått och varifrån man har fått det. Men även om kraven är förhållandevis låga så är det viktigt med en bra uppföljning eftersom frågor om projektets ekonomi alltid kan komma från styrelse, personal, revisor med flera

Involvera därför skolans ekonom i projektet och gör ett eget projektnummer och en särskild kontopost redan från början.

Se till att få verifikationer med medföljande underlag för varje utgift. I vissa delar av världen är det ibland svårt eller till och med omöjligt att få verifikationer framför allt för små utgifter. Instruera därför alla som deltar i projektet att göra egna underlag där det framgår vad det är för en utgift.

En bra princip för underlagen är att en person som inte har varit inblandad i projektet i efterhand ska förstå vad det är för slags utgift, var, när, varför och av vem.

Se till att uppföljning och underlag tas fram kontinuerligt istället för att samla kvitton etc. på hög. Även om man själv är aktiv i arbetet så är det svårt att komma ihåg alla enskildheter i efterhand.